プライバシーマーク（Pマーク）とは？｜個人情報を含む印刷物を発注する前に知るべきポイント

プライバシーマーク（Pマーク）は、プライバシーマーク制度において第三者機関の審査を通過した事業者に付与されるものです。その企業が「個人情報を適切に管理しているかどうか」を判断する基準となります。
個人情報を含む印刷物では、発注側にも責任が生じる場合があるため、プライバシーマークは委託先を選定する際の重要な判断材料のひとつとなっています。
この記事では、プライバシーマーク制度に詳しくない方でも分かるように、プライバシーマークのポイントにしぼって解説します。

プライバシーマーク（Pマーク）とは何か

個人情報を適切に扱っている企業の証明

プライバシーマークは、個人情報を適切に取り扱う体制を整えている企業が使用できるマークです。
第三者機関によるプライバシーマーク制度における審査を通過した企業がプライバシーマークを使用することができます。「当社は気をつけています」という自己申告ではなく、一定の基準を満たしていることが外部から確認されているということです。

例えば、そのような企業では、個人情報保護のために、次のような体制をとっています。

つまり、プライバシーマーク付与事業者は、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）を確立し管理する体制を整えている必要があるということです。

印刷物とプライバシーマーク

個人が特定できる情報が含まれる印刷物

「うちはそんなに個人情報を扱っていない」と思っていても、実際には多くの印刷物が対象になります。ダイレクトメール（宛名・住所があるもの）、個人宛通知書、会員名簿などが該当します。

発注側も無関係ではない

個人情報を含む印刷物の作成を外部に依頼する場合、「個人情報の取り扱いを委託している」状態になります。
このとき重要なのが、発注者、つまりその印刷物の発行者が、委託先をどう選んだのか、委託先の個人情報管理体制を確認していたのかという点です。万が一トラブルが発生した場合、委託先である「制作会社や印刷会社の責任」で終わるとは限りません。発注側にも説明責任が生じることがあるため、ただ「安かったから」という理由では納得されないでしょう。

個人情報が漏えいしてしまうと、社会的な信用の失墜、経済的損失、事業継続へのダメージなど様々な影響を及ぼしてしまいます。
だからこそ外部委託先を選ぶ際に、委託先の管理体制を確認する方法のひとつとして、プライバシーマークが役立ちます。

なぜ印刷で個人情報漏えいが起こるのか

人の手と物理的な工程が多い業務構造が原因

印刷物に関わる情報漏えいは、日常業務の中で発生するケースが多いのが特徴です。
印刷物の製造業務には、人の手が介在する工程が多く、また、紙という「物理的な媒体」を扱うという特性があります。この2点が重なることで、情報漏えいリスクが発生しやすい構造になっています。

理由① 印刷製造プロセスで人の手が多く介在するから

印刷物作成においては、原稿の受領、印刷データの受領・作成、校正・出力、印刷、封入、仕分けなど、様々な工程で人の手が介在するため、宛名データの取り違え、データ誤送信・混入などが発生する恐れがあります。
それらを防ぐために細心の注意を払う必要がありますが、実際は、個人の注意力だけで完全に防げるものではありません。
個人に依存せず、工程やルールでカバーする仕組みが不可欠なリスクと言えます。

理由② 印刷現場では「廃棄物」が発生するから

試し刷り・ミス刷りが情報漏えいの起点になることがあります。印刷業務の性質上、印刷現場では試し刷り、印刷調整時に出る紙、印刷ミスによる廃棄紙が発生します。これらが他の印刷物と混在したり、作業台や周辺に置かれて外部の人の目にさらされたりすると、意図せず情報が漏えいする恐れがあります。また、廃棄時に適切に処理されない場合も、同様のリスクが生じます。

個人情報漏えいリスクを抑えるために、印刷会社をどう選ぶか

個人情報の取扱いについて「管理体制」を持つ会社を選ぶ

きちんとした管理体制のもと、漏えいのリスクを最低限に抑えられる会社を選ぶようにします。しかしながら、印刷における個人情報漏えいは、人の手や紙を扱う業務構造上、完全にゼロにすることはできません。だからこそ発注担当者にとって重要なのは、「事故が起こり得ることを前提に仕組みや体制をとっている会社」を選ぶようにします。

プライバシーマークを取得しているかで判断する

プライバシーマークを取得している印刷会社は、個人情報保護マネジメントシステムを整備・運用し、その状況について第三者機関の審査を受けています。委託先の管理体制を確認する際の判断材料のひとつになります。

管理体制が“仕組み”として整えられている

印刷物の情報漏えいは、担当者一人の注意力だけで防げるものではありません。

そのため、工程ごとのルールが定められているかなどを確認することが重要です。「気をつけています」という説明しかない場合は、リスク管理が属人化している可能性があるでしょう。

印刷現場や廃棄まで説明できる

印刷における情報漏えいは、データ管理だけでなく、紙の状態で発生するケースも考えられます。そのため、印刷工程ならではのリスクに対して具体的に説明できるかどうかが判断材料になります。

チェック項目

確認すること	印刷会社への質問例	回答で確認したい点
管理体制	プライバシーマークを取得していますか？どのような体制をとっていますか？	実際の運用体制を説明できる
データの受け渡し	宛名データはどのような方法で受け渡しますか？	安全な受け渡し方法が定められている
データの保管・削除	データはどこに保管し、業務終了後いつ削除しますか？	保管場所、閲覧権限、削除時期が明確になっている
試し刷り・ミス刷り	個人情報が印刷されたヤレ紙（印刷調整用など使用できない紙）はどのように管理・廃棄しますか？	回収・保管・廃棄までの手順が定められている
封入・仕分け・発送	宛名や封入物の取り違えがないか、どの工程で確認しますか？	複数段階の照合や検査方法を説明できる
事故発生時の対応	万が一漏えいのおそれが生じた場合、誰がいつ連絡しますか？	連絡方法、初動対応、責任者などが決められている

最後に

プライバシーマークは、印刷物発注の際に知っておくべき基礎知識のひとつです。
特に個人情報を含む印刷物では、発注側にも責任があり、委託先の選定理由が問われることがあります。
その点を踏まえ、印刷物作成において個人情報漏えいを防ぐ方法や、プライバシーマークについて理解しておくことが重要です。

当社は、NSSスマートコンサルティング株式会社の「おすすめのPマーク取得企業一覧」に紹介されています。
Pマーク取得企業をお探しの場合にも参考になりますのでぜひご覧ください。

Pマーク取得企業をお探しの方へ

ゼンリンプリンテックスでは、プライバシーマークを取得していますので、ぜひ弊社にご相談ください。

関連記事