編集担当 印刷物は企業のブランディングやマーケティング活動において重要ですが、印刷物作成業務を効率的に運用するためには、外注と自社対応を上手に使い分ける知識が不可欠です。例えば、大量に印刷する場合や印刷物の品質を最優先する場面では、専門の印刷会社への外注が最適な選択かもしれません。
一方、急ぎの少量印刷やコストを最小限に抑えたい場合は、自社での対応が望ましい場合があるでしょう。印刷物を自社でつくるか、専門の印刷会社に外注するかは、多くの企業が直面する難しい選択です。
この記事では、印刷業務を自社対応するか、外注するかでお悩みの方に向け、それぞれのメリット・デメリットや外注先の印刷会社を選ぶ際のポイントをご紹介します。
- 印刷外注を検討している方
- 印刷をどこに依頼するか迷っている方
- 印刷業務のBPOについて知りたい方
本記事の“印刷会社”は、当社ゼンリンプリンテックスを基準にしています。印刷会社（ネット印刷を含む）によっては、本記事の内容と同様のサポートやサービスを受けられない場合があります。印刷外注を検討する際は、実際のご依頼先に詳細をご確認いただきますようお願いいたします。
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印刷外注の種類について
まず、印刷物作成業務の外注（以下、印刷外注）には、主に「印刷（プロセス）」の外注と「デザイン制作（印刷用データを作成するプロセス）」の外注があります。
「印刷」を外注する場合
印刷外注は、印刷工程（実際に印刷物を印刷機で刷る）や製本工程（印刷したものを綴じて本の形にする）を、外部の印刷会社に依頼することを指します。
自社で印刷を行う場合には、自社の保有する設備（例えば、カラー複合機など）を使用し、印刷から製本までのプロセスを全て行う必要があります。
一方、印刷を外注する場合、依頼者は必要な印刷用データを提供した後、残りのプロセスを印刷会社に委ねることができますし、用紙の選定など様々なアドバイスを受けることも可能です。
「印刷」の外注先－印刷会社やネット印刷について
印刷外注は、一般的な印刷会社やネット印刷に依頼することができます。
それぞれのメリットとデメリットを理解して、自社または案件にあった依頼先を選択すると良いでしょう。
例えば、自社に印刷物の作成に詳しい人がいない場合、用紙の種類や厚さ、印刷や製本方法など分からないことが多いため、思い通りの印刷粒に仕上がらないこともあるかもしれません。また、業務の時間の多くをそれらに費やしてしまうことも考えられます。
一方で、社内に専門のデザインチームがあり一定の印刷知識と経験がある場合、求める印刷品質がシビアでないものなどはネット印刷を検討することは選択肢の一つとなるでしょう。
「デザイン制作（印刷用データ作成）」を外注する場合
印刷物のデータを自社で作成する際、WordやPowerPointなどの一般的なオフィスソフトを利用することがあります。しかし、レイアウトが崩れる、フォントが置き換わる、色味が変わるなどのトラブルが発生しやすく、これらのデータをそのまま印刷会社に提出することはおすすめできません。
通常、印刷に適したPDF形式での提出が求められますが、これを適切に作成するには専門的な知識が必要になります。特に印刷物作成に慣れていない方にとっては、この過程が難しく感じられることでしょう。
このような背景から、外注先に「デザイン制作」から依頼するケースも一般的です。
デザイナーは、専用のソフトウェアを使用して印刷に適したデータを基にデザインを制作します。これにより、依頼者は技術的な詳細について懸念する必要がなくなります。これは大きなメリットの一つですが、さらに重要なのは、専門的なデザインを通じて印刷物の品質を格段に向上させることができる点です。
「デザイン制作」の外注先－デザイン会社や印刷会社
デザインの制作を外注する際の依頼先には、デザイン会社やクリエイティブ部門のある印刷会社、広告代理店などがあります。そのうちどこがあなたにとって最適かは、それぞれにメリット・デメリットがあるため一概に言うことはできません。
例えば、印刷会社のデザイナーには、さまざまな印刷物に関わっている経験、印刷プロセスの技術的な要件や最終的な印刷品質に影響を及ぼす重要な要素に関する豊富な知識を持っています。この専門知識を活用することで、一貫して高品質な印刷物を提供することが可能です。
詳しくは、「広告代理店」「デザイン会社」「印刷会社」それぞれのメリット・デメリットについて解説した記事【デザインはどこに依頼する？広告代理店・デザイン会社・印刷会社を徹底比較】をご覧ください。
自分でデザイン（印刷用データ）を制作した際のトラブルのひとつは、「画面上ではきれいな色合いだったのに、実際に印刷してみたら色が沈んでしまった」など色に関することです。
この原因のひとつは、パソコンのディスプレイと印刷物では色再現の方法が違うためです。
このようなトラブルを回避するために、印刷会社は用紙や色再現などを考慮したうえでデザインを制作し、色校正の提案などを行います。
【色校正】について知りたい方におすすめ
思っていた色と違う!色校正の意味や種類を解説
印刷外注のメリットとデメリット
では、印刷を外注した場合のメリットとデメリットを見ていきます。
(1)印刷外注のメリット
①提案やアドバイスが受けられる
印刷会社は、幅広い業界の印刷ニーズに応える豊富な経験を有しており、直接顧客と対話を通じて多様な販促や広報ツールを創出しています。
この経験を基に、課題や問題に対して、印刷会社は独自のノウハウと先進的な設備を活用した適切な解決策を提案します。
このアプローチはデザイン制作にも適用され、目標達成に必須の高品質な印刷物を実現することが可能になります。
②手間を削減できる（業務効率化）
印刷業務を外注することは、業務の効率化に大きく貢献します。印刷物に関する打ち合わせや手配、見積もりの承認といった初期段階の準備は必要ですが、それ以降のプロセスは印刷会社に任せることができます。印刷だけでなく、出来上がった印刷物の仕分けなどの手間も削減できる場合があります。
デザインから印刷までを一括して外注する場合は、一つの窓口で管理が可能となり、より効率化が図れるでしょう。
また、印刷会社では前回の印刷用データを保管してくれることもあります。そのような場合、同じ印刷会社に依頼することで、印刷物の増刷や一部改訂の際に改めて印刷用のデータを準備する必要もなくなります。
このように印刷外注を上手に活用することで、それに関する時間を大幅に節約し、他の業務に集中できるようになります。
③品質が高く効果的な印刷物ができる
印刷会社では、オフセット印刷機や高性能のデジタル印刷機を使用して印刷するため、一般的なオフィスの複合機で印刷した場合と比べて高品質の印刷が可能です。そして、印刷会社のスタッフは印刷における知識や技術があり、印刷データや設備の不備によるトラブルを回避し、常に安定した品質で印刷物を提供することができます。
印刷会社が取り扱う用紙には様々なものがあります。印刷する紙によって、印刷物の質感も大きく変わりますので上手に活用すると良いでしょう。
さらに、デザイン制作から依頼することにより、高品質なデザインを活用した印刷物が目標達成に向けて大きな推進力となることが期待できます。
④印刷部数が多い場合は、自社で印刷するよりも安くなる
印刷部数が多い場合、自社対応よりも印刷会社を利用した方がコストを削減できることがあります。
少量の印刷では、自社のカラー複合機を使用する方がコスト効率に優れていますが、大量印刷を必要とする際には、印刷会社が経済的な選択肢となります。特に、「オフセット印刷機」を使用する印刷会社では、印刷部数が増えるほど単位あたりのコストが低下し、さらに高品質な印刷が可能となるため、大量印刷に適しています。
近年では、「デジタル印刷機」を取り入れる印刷会社も増加しており、少量から中量の印刷に特にコスト効率の良い選択肢となっています。デジタル印刷は版を必要としないため、低コストでの印刷が可能です。また、デジタル印刷技術の進化により、品質もかつてに比べて顕著に向上しており、カラー複合機を上回る高品質な印刷物を得ることができます。
印刷部数が増えるにつれて、外注によるコストメリットは顕著になります。また、外注では高品質な印刷結果を期待することができます。印刷部数がそれほど多くなくても、デジタル印刷という効率的な選択肢が存在します。そのため、最適な印刷方法について印刷会社と相談することをお勧めします。
⑤様々なサイズや用紙の印刷が可能
印刷会社では、一般的な企業用プリンターでは難しい、特殊なサイズや素材への印刷にも対応しています。
大判ポスター、様々な種類の用紙への印刷、特殊加工が施された印刷物、製本が必要なアイテムなど、幅広いニーズに応えることが可能です。印刷会社を利用することで、自社の設備だけでは実現できない、独自性の高い印刷物の作成が可能となります。
(2)印刷外注のデメリット
①自社対応に比べて、費用と時間がかかることがある
外注での印刷依頼時には、費用が重要な検討事項となります。印刷のサイズ、部数、使用する紙の種類に応じて費用は変わりますが、少量印刷の場合、自社での対応に比べて割高になることもあります。
また、印刷会社との見積もり取得や打ち合わせが必要になるため、それらの時間を考慮したスケジュールを立てる必要があります。
印刷外注の流れ
- 見積り（外注の場合のみ必要）
- 打ち合わせ（外注の場合のみ必要）
- デザイン制作
- 校正（チェック）
- 印刷用データ作成
- 印刷
- 製本
- 発送・納品
②イメージ通りのものが出来上がらないことがある
外注での印刷物のデザイン制作を依頼する際には、「思い描いていたイメージと異なる」や「修正を重ねても期待通りのデザインにならない」という状況が生じることがあります。
これは、プロのデザイナーであっても、発注者の具体的なデザインイメージを完全に把握するのが困難であるためです。
しかし、一般の人がプロのデザイナーと同等の品質のデザインを自ら作成することはなお難しいことです。
このため、自身のイメージを効果的に伝えるスキルを習得することは、デザインを外注する際、望む結果を実現する上で極めて重要となります。
印刷を自社対応するメリットとデメリット
印刷物を自社で作成する場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。
（1）印刷物を自社で対応するメリット
①短期間での印刷が可能
自社で印刷を行う最大の利点は、迅速に印刷物を作成できることにあります。特に、自社内でデザインが可能な場合は、印刷データの準備が整い次第、直ちに印刷作業に取り掛かることができます。これにより、急を要する案件に対しても、柔軟かつ迅速に対応することが可能となります。
②印刷コストを抑えることができる場合がある
印刷に必要なインクや用紙代、設備の維持費は発生しますが、少量の印刷であればコストを抑えることが可能です。
※ただし、部数が増えると外注のほうがコスト効率が良くなることがあります。
③臨機応変に対応しやすい
急な変更や追加が必要になった場合でも、迅速に対応し、素早く印刷物を完成させることができます。
（2）印刷物を自社で対応するデメリット
印刷物を自社で作成する場合のデメリットとして、印刷会社のアドバイスや提案を受けられないことが挙げられます。
その他にも次のようなデメリットが考えられます。
①印刷や製本に時間がかかる
自社で印刷や製本を行う場合、これらの作業には相応の時間が必要となります。特に大量の印刷物を扱う場合や複雑な製本が必要な場合は、時間とリソースの大きな負担となる可能性があります。
②印刷部数が多い場合は、外注よりも高くなる
大量の印刷が必要な場合、自社での印刷は外注に比べてコストが割高になることがあります。
印刷部数が多い際には、オフセット印刷機やデジタル印刷機を使用する印刷会社に依頼することで、経済的かつ高品質な印刷物を得ることができますこれは、大量印刷の場合、単位あたりのコストを大幅に削減できるため、一般的に効果的な方法とされています。
③印刷やデザインの品質が低下する可能性がある
自社で印刷する場合、印刷会社に比べて印刷品質が落ちることは避けられません。
また自社でデザインを行った場合、デザインの品質も低下する可能性があります。クリエイティビティを活かしつつ、印刷の仕上がりを考慮してデザインできるスタッフが社内にいない場合は、望むレベルの印刷物を作成することが難しくなるかもしれません。
④特殊な用紙やサイズの印刷や印刷加工が難しい
自社が所有するカラー複合機などの設備では使用できない用紙やサイズがある場合が多いでしょう。
また、製本やその他の加工についても可能なものは限定されます。
印刷外注先を選ぶ際のポイント
印刷外注を依頼する理由
ここまで印刷外注と自社対応の場合のメリット・デメリットについて見てきましたが、それを踏まえて、どのような時に印刷外注を依頼を検討すべきかについてまとめました。
- 大量の印刷物が必要な場合
自社の設備では対応しきれない大量の印刷が必要な場合、外注することで効率的に作業を進めることができます。 - 高品質なデザインや印刷が求められる場合
特に重要な営業ツールなど、高い品質のデザインや印刷が必要な場合は、専門の印刷会社に依頼することが望ましいでしょう。 - 印刷会社の提案を求める場合
新しいアイデアや提案が欲しい場合、印刷会社の専門知識を活用することで、より効果的な印刷物を作成することができます。 - デザインと印刷を一貫して依頼したい場合
デザインから印刷までを一貫して依頼することで、作業の手間を省き、効率化を図ることができます。また、印刷に精通したデザイナーであれば、より品質の高い印刷物となります。 - 特殊な用紙や仕様の印刷物を作成する場合
社内で対応できない特殊な用紙や仕様が必要な印刷物の場合、印刷会社に依頼することが必要です。 - コア業務に集中したい場合
印刷業務にかかる時間やリソースを削減し、本来のコア業務に集中するために外注を活用します。
これらの理由を踏まえ、自社にとって何が最も重要かを明確にし、その上で最適な印刷外注先を選ぶことが大切です。
外注先を選ぶ際のチェックリスト
外注先を選択する際のチェックリストを整理してみましょう。このリストは、外注先の選択を単なる見積額の比較ではなく、外注先が自社の要求や目的を満たす能力を持っているかどうかを評価するための基準となります。
「印刷」を外注する場合のポイント
- サポートと提案
外注先が提供するサポートや提案が自社に役立つものか。
様々な案件に柔軟に対応できる能力があるか（設備、技術、外部ネットワークなど）。 - 印刷品質
印刷の品質が自社の要求を満たしているか。色などの具体的な要望に応じて調整が可能か。 - コストと納期
予算内で対応が可能か
納期内での対応が可能か、素早く誠実な対応をしてくれるか。 - 環境への配慮
環境に配慮した印刷に対応可能か - 信頼や実績
十分な信頼と実績があるか
「デザイン」を外注する場合
- デザインの視点
効果的な販促や広報という視点からデザインを提案できるか。
印刷物としての品質や効果にこだわる姿勢があるか。 - サポートと提案
自社にとって役立つサポートや提案を提供できるか。 - コストと納期
予算内での対応が可能か。
納期内での対応が可能か、素早く誠実な対応をしてくれるか。 - 信頼と実績
十分な信頼と実績があるか。
ネット印刷も上手に活用する
ネット印刷は、一般的に安価なイメージがあるのではないでしょうか※。
もちろん、それには理由がありますが、そのコスト効率と利便性は、使い方次第ではメリットがあります。
ネット印刷では、用紙の種類や厚さ、印刷や製本についてユーザーが自分で選択する必要があります。
したがって、多くの印刷仕様から最適なものを選ぶためには、ある程度印刷に関する知識や経験が必要となります。
また、実際の印刷物を手に取るまで品質を直接確認することが出来ない場合が多いですし、細かな色調整を行うことが出来ない場合もあるでしょう。とは言え、適切な知識を持つ担当者が、印刷案件によって上手に活用すれば大変便利だと言えます。
また、デザインについても、ネット印刷サービスが提供するデータ作成ツールを積極的に利用してみると良いでしょう。
※ネット印刷より一般的な印刷会社の方が安価な場合もあります。
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デザインや印刷をまとめて依頼して手間を減らしたい方、もっと印刷物を活用したい方、ご相談は無料ですのでお気軽にお声がけください。
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印刷業務のBPO
印刷外注を検討する際には、個々の印刷案件を外部に委託する従来の方法に加え、ビジネス・プロセス・アウトソーシング（BPO）という戦略的な視点があります。
BPOを通じて、印刷業務を全体的にまたは部分的に専門の印刷会社に委託することで、コストの削減、業務プロセスの効率化、そして印刷品質のさらなる向上を図ることが可能です。
バックオフィス業務に特化したBPOを利用すれば、定期的な印刷物、大量文書の印刷、バックオフィスでの繰り返し発生する印刷業務などを外部に委託し、企業はより重要なコア業務への集中が可能となります。
通知物など印刷から封入封緘、発送までの一連のプロセスを一手に引き受ける印刷会社も存在します。
個々の案件を都度依頼するのではなく、事前に特定の印刷会社と長期的なパートナーシップを築くことで、迅速かつ柔軟な対応が実現します。このような戦略的な関係構築は、長期にわたるビジネスの成功に貢献することでしょう。
福岡での印刷外注について
福岡県には、小規模な印刷会社から大規模な印刷会社まで、多様な印刷業者が揃っています。
印刷外注を検討する際には、地域特有のニーズや利便性を考慮した上で、最適な印刷会社を選ぶことが肝心です。
例えば、地元企業やデザイナーと連携している印刷会社であれば、様々な企画やプロモーションをサポートすることもできるでしょう。
さらに、福岡県内で印刷外注を進める場合、その地理的利点から迅速な対応を期待することができます。
九州の玄関口にあたる北九州市や、九州の主要都市である福岡市は、福岡県内だけでなく九州全域へのスムーズな配送により、短納期を要する印刷物の提供が可能です。
そのため、大量のチラシなどの輪転印刷を必要とする案件にも対応可能な印刷会社もあります。
最新の印刷設備とクリエイティブチームであなたのご要望に応える－ゼンリンプリンテックスにご相談ください
多量印刷から少量の印刷まで幅広くご利用いただいています
まとめ
運用を実現するためには、外注と自社対応を適切に使い分けることが重要であり、その選択は多くの企業が直面する課題です。印刷外注のメリットには、手間の削減、高品質な印刷物の確保がありますが、デメリットとしては費用と時間がかかること、思い通りのデザインが得られないという課題が挙げられます。
外注先を選ぶ際には、見積額だけでなく、自社のニーズを満たすことができるか、サポートや提案、印刷の品質、納期内での対応が可能かなど、複数のポイントを慎重に検討する必要があります。ネット印刷を含む外注の成功は、明確な目的の設定と、その目的を達成できる外注先の選定に依存しています。
あなたの印刷外注の検討において、この記事が少しでもお役に立ちますと幸いです。
| 印刷外注 | 自社対応 | |
| メリット | ・提案やアドバイスが受けられる ・業務効率化が望める ・高品質な印刷物 ・大量印刷は経済的 ・様々なサイズや用紙に対応可能 | ・短期間で対応可能 ・少量印刷ではコスト低減 ・臨機応変に対応しやすい |
| デメリット | ・少量の印刷は割高になる ・手配や打合せに時間がかかる ・思い通りのデザインにならない場合がある | ・提案やアドバイスが受けられない ・業務負担が増える ・印刷物の質が落ちる ・大量印刷ではコスト高 ・特殊な案件への対応が困難 |
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このお役立ち記事は、私がこれまでにお客様のプロモーション課題に取り組んできた経験や、お客様からお寄せいただいた質問をもとに執筆しています。印刷をデザインやマーケティングの観点も交えながら、読者の方に少しでも分かりやすくお伝えする事を心掛けています。