記念誌のアイデアｰ記念誌でお悩みの方必見！「社内報周年特別号」で解決する方法とは

「社内報周年特別号」は、記念誌制作の選択肢になる

この記事では、記念誌作成の担当者が抱える悩みを解決する選択肢として、「社内報の周年特別号」をご紹介します。
費用を抑えつつ周年事業を盛り上げるために、また、社員のモチベーション向上や企業文化醸成を促すために、「社内報周年特別号」という形を検討してみませんか。

記念誌担当者が直面する“よくある問題”

私どもゼンリンプリンテックスは、記念誌の作成を計画しているお客様から数多くのご相談をいただきます。これまでの経験から言えることは、記念誌を担当する皆様に立ちはだかる問題は、やはりリソースに関することが多いということです。
これから記念誌を作ろうとしているあなたも、これらの問題に直面するかもしれません。

悩み①記念誌作成に必要な人員・時間・ノウハウが足りない

記念誌作成が決まると、まず担当となった方は記念誌の基本的な知識を身につけようとするでしょう。
また、参考のために他の企業の記念誌はどのようなものかを調べ、作成しようとする記念誌のイメージを膨らませるでしょう。
こうして、記念誌の基礎知識を身につけ、徐々に記念誌のことが分かってくると、次のようなことに気がつきます。

しかし、人と時間の問題が浮き彫りになったとしても、社内で容易に解決できるわけではありません。
多くの場合、記念誌作成を担当する方は他の業務と兼任で、そもそもノウハウなど持ち合わせていませんし、記念誌作成にかけられる時間も多くはないでしょう。また、想像以上の作成期間を要するとわかったとしても、発行予定の延期を簡単に決めることは難しいはずです。

こうして、記念誌を担当する方は、弊社のような記念誌の制作を請け負う会社に相談することになります。

悩み②制作会社に依頼したいが費用が高い

記念誌の制作を請け負う会社に相談してみると、やはり記念誌作成には時間と労力、ノウハウが必要だということを確信します。
制作会社のサポートを受けることでこの問題が解決する…と思ったところ、次に立ちはだかるのが費用に関する問題です。

「（ある企業の記念誌を提示して）このような記念誌を作る場合の見積もりをください！」と相談すると、想像していたより高額な見積り額に驚くことになるかもしれません。記念誌の作成には、500万円から1500万円という費用がかかることもよくあります。

たとえ印刷部数が少なくても、数百ページにわたる制作ボリューム、制作の難しさや煩雑さが伴います。また、一般的なパンフレットとは異なり、多くの専門的なノウハウが必要です。さらに、制作は長期間にわたることが多く、細部にまで手間をかける必要があるため、どうしても制作費用が高額になってしまいます。

補足

記念誌の費用・労力を減らすために

そもそも、記念誌の多くは周年のタイミングで発行されます。その目的は、周年事業の一環としてこれから先の未来を築くための足がかりとしたい、従業員のモチベーションの向上や一体感を醸成したい、ステークホルダーへの感謝を示したいなどです。
しかしながら、先に述べたような問題が立ちはだかり、担当者の頭を悩ませてしまうのが現実です。

ここでは、費用・労力を削減するためによく取られる方法を例に挙げてご紹介します。

①自社でやることを増やす

記念誌の作成費用は、制作会社に依頼する内容によって大きく異なります。原稿作成費、取材費、撮影費、デザイン費、校正費、印刷・製本費などがあり、これらをどう扱うかでコストは変動します。そのため、ある担当者の方はこれらの項目のうち、自社内でまかなえることは自分たちで行おうと考えました。

▼でもうまくいかない…

しかし、この取り組みはうまくいかず、なかなか制作が進まずに手詰まりになってしまいます。多くの場合、本来の業務と兼任であり、専任で記念誌に携われることは稀です。そのうえ、これまでに経験のない業務に新たに取り組むことは大変難しいものです。
数多くの記念誌を手掛ける私たちでも、スキルやノウハウが求められるためスタッフ育成には時間がかかりますので、これは当然のことだと思います。

②制作会社への依頼にかかる費用を減らす

記念誌の作成には多大な労力が必要です。そのため、労力を減らすための方法を検討することは自然な流れです。

▼でも、デメリットが大きい…

これらの方法には、確かにメリットがありますが、同時に大きなデメリットも存在します。

ページ数を減らすデメリット

ページ数を減らすことで制作の手間や印刷費用を削減する方法もありますが、重要な内容を十分に伝えることができなくなる可能性があります。その結果、読者にとっての理解や興味が弱まり、記念誌としての価値が薄れてしまうことがあります。

安い制作会社を選ぶデメリット

安い制作会社を選ぶことでコストを削減できる反面、品質の低下を招くリスクがあります。制作会社にとっても、記念誌作成にはノウハウや多くの手間が必要となります。そのため、制作実績が多く、記念誌制作ノウハウを持つ会社は、それを加味した見積額を提示するはずです。

見積額が安価な場合は、サポート内容やデザイン・編集・印刷の品質が低下する可能性があり、これは最終的な記念誌の品質に直接影響することがありますので注意が必要です。

解決策として複数の選択肢を持っておくことが大切

記念誌のリソースに関する課題では、状況によってこのような試みが有効な場合もありますので、検討の選択肢として頭に置いておくことは大切です。しかし前述のように難しい面もありますので、別の現実的な選択肢も検討すべきですが、なかなか思いつかないのが現実だと思います。

しかし、実は、その選択肢のひとつとしてお客様にご検討いただいている、わかりやすい方法があります。
それがこのような記念誌作成に関する問題を解決する選択肢のひとつである「社内報 周年特別号」です。

【解決策】「社内報 周年特別号」を発行する

「記念誌」と聞くと多くの人は、100ページ以上ある厚い冊子を想像します。（実際、数百ページにわたるものが多々あります）
しかし、ページ数が多ければ多いほど手間や費用は増えてしまいますし、無理にページ数を減らそうとしてしても前述のような問題につながりやすくなります。
そこで発想を少し変えて、「社内報 周年特別号」を発行することを検討します。

「社内報 周年特別号」とは

「社内報 周年特別号」は、企業の創立記念や特定の節目を祝うために発行される社内報の特別版です。
通常の社内報とは異なり、周年特別号は企業の歴史や業績、未来の展望を振り返り、従業員の結束力を高めることを目的としています。

社内報を定期的に発行していない場合

もちろん、普段は社内報を発行していない企業においても有効です。
「“社内報”のエッセンスを加えたコンパクトな記念誌」として、読みやすさ、使いやすさ、面白さなどをコンセプトにまとめたものと考えることができます。

「社内報 周年特別号」7つのメリット

①作成の費用や手間が抑えられる

社内報周年特別号の場合、ページ数は16ページや32ページ、64ページなどとなり、100ページ以上ある通常の記念誌に比べると、大幅に費用や制作の手間を抑えられる場合が多いでしょう。

②コンパクトで読まれやすい

もしリソースの問題で、単純に記念誌のページを減らすのであれば、そもそもの発行する目的が達成されないかもしれません。しかしここに、“社内報”というエッセンスを加え、コンパクトかつ読みやすくまとめることで、従業員に読まれる魅力的なものに変わります。

③従業員のモチベーション向上に

社内報周年特別号は、通常の社内報と同様に伝えたいことを伝えるために、読みやすさや面白さを加え、社員間のコミュニケーション促進や企業文化の醸成に寄与するような内容が推奨されます。例えば、若手社員に向けて、親しみやすい形で自社の歴史の振り返りや未来の展望を伝えたい場合や、コミュニケーション不足が課題となっているような場合には、この社内報特別号としての記念誌発行が適しているでしょう。

④過去の歩みをわかりやすく伝えられる

通常の記念誌と同様、過去の歩みを振り返ることでモチベーションの向上や、社員一人ひとりが会社への帰属意識や誇りを再認識する絶好の機会となります。

⑤押し付けではない周年事業に

周年事業は「会社をもっと知る機会」として、押し付けではなく共感を生むものにしなければなりません。この社内報特別号であれば読みやすさだけでなく、企画段階から社員が関与しやすい「参加型の記念誌」として位置づけやすくなります。社内報周年特別号は、社員が周年事業に参加しやすい仕掛けとして共感や愛着を生むことも期待できます。

⑥大きな節目に向けたマイルストーンとして

例えば、45周年を迎える場合、5年後には50周年という大きな節目を迎えます。45周年の段階で社内報周年特別号という形で発行すれば、50周年に向けた重要なマイルストーンとして、企業全体の結束力を高めることに役立つでしょう。また、この段階である程度歴史をまとめておくことで、50周年の際に正史を作成する場合の助けにもなります。

⑦社内報の観点でも有用

定期発行する社内報の観点からすると、マンネリ化や読者離れなどの状況を改善することにもつながります。社内報周年特別号は、通常の社内報とは異なる特別な内容・デザインのため、従業員の関心を引きつけ、社内コミュニケーションの活性化に寄与します。

「社内報 周年特別号」で注意すること

このように、「社内報周年特別号」を作成し発行することでいくつものメリットを享受できることがわかったと思います。
しかしながら、注意していただきたい点もありますのでご紹介します。

本来の発行目的からぶれないようにする

社内報周年特別号を発行する際に注意すべきことは、そもそも記念誌作成の目的と異なる場合があることです。記念誌発行の目的には、自社のアイデンティティ確認、ステークホルダーに対し未来に向けたイメージ醸成、取引先やOBなど関係する人への感謝を示す、歴史の整理・記述などがあります。

一方、この社内報周年特別号では、「従業員のモチベーション・ロイヤリティ・一体感醸成」を一番の目的とする場合に有効です。
もし、詳細な歴史を残したい場合にこの社内報周年特別号を選択すると、会社の記録として十分な情報が記載できない場合があります。また、対外的に配布することを主目的とする場合には、記載内容をよく精査する必要があるでしょう。

単なる社内報の延長では不十分

「社内報 周年特別号」は、企業の節目を祝うために特別に発行されるものであり、通常の社内報の延長として捉えるだけではその目的を十分に果たせません。単に豪華なデザインや特別なレイアウトを採用するだけではなく、企業の歴史や業績を振り返り、従業員の士気を高める記念誌としての要素を含めることが重要です。これにより、企業文化の継承や従業員の結束力の強化を実現します。

このように社内報の周年特別号を作成する際には、ご留意いただきたい点がありますので、記念誌のノウハウを持った制作会社のアドバイスを受けつつ制作を進行することをおすすめします。

社内報周年特別号のコンテンツ例

社内報の周年特別号には、企業の歴史や創業者や経営陣のインタビュー記事、従業員の座談会、重要なプロジェクトに関することなど周年にふさわしいコンテンツを含めることが効果的です。また、社員の活躍事例などを掲載することで、社員の関心を引きつけ、読み応えのある内容にすることができます。また、写真やイラストを効果的に使用し、視覚的に魅力的な紙面を構成することも重要です。

社内の協力を得る方法

社内報の周年特別号の制作にあたっては、各部署からの積極的な協力が必要です。
周年特別号の企画段階から、各部署にアンケートを実施し、社員の意見や要望を収集することをおすすめします。
また、社内SNSなどを活用して、情報共有や意見交換を促進することで、より多くの社員が制作に関わる機会を提供できます。
さらに、編集委員会を設置し、各部署から代表者を招き、企画や内容について議論することで、より魅力的なものを作成することができます。

社内報周年特別号には、記念誌のノウハウが不可欠

このように、社内報周年特別号は、企業の過去、現在、そして未来をつなぐ重要な役割を果たします。記念誌としての機能を最大限に発揮するためには、豪華なデザインや特別なレイアウトだけでなく、充実したコンテンツと従業員参加型の取り組みを取り入れることが重要です。

周年事業において社内報特別号を作成することは、ただのイベントではなく、企業文化を継承し、従業員の結束力を高めるための重要なプロセスです。
そして、効果の出る社内報周年特別号を作成するためには、記念誌作成の経験とノウハウが必要となります。
制作を計画的に進め、質の高いコンテンツとクリエイティブなデザインを取り入れ、成功に導くためには実績のある制作会社に相談してみることをおすすめします。

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