【改善事例】カタログ作成の効率化｜カタログ業務の課題を解決し、長年の苦労から脱却できた方法とは

はじめに― カタログ作成を担当する方へ

これまでにお客様の多くの印刷物作成に携わってきましたが、その中でもカタログ作成は本当に大変な業務だと思います。
多くの情報が掲載されるカタログの作成には、原稿作成・台割作成・校正（掲載内容のチェック）など、カタログ担当者にはとても大きな負担となっているのです。

でも、仕方ないとあきらめる前に！

本記事では、長年カタログ作成で苦労してきた、あるお客様の事例をもとに、「カタログ作成担当者の負荷を軽減し、効率化する方法」についてご紹介します。

カタログ作成担当者が抱える悩みとは？
そしてその解決方法とは？
カタログ作成でお悩みの方には、ぜひ読み進めていただきたい記事です。

商品カタログ3冊に加え、パンフレット等も同時に作成するお客様

商品カタログを年2回発行している小売業のお客様。

一度のカタログ発行で、企画(コンセプト)ページを含む240ページ、約2,000点の商品を扱う［総合カタログ］と、掲載商品を減らし80ページに再編集した［縮小版カタログ］、さらに別のカタログをもう一冊、合わせて3冊のカタログを同時に発行しています。

制作期間はたった2ヶ月間しかない中で、カタログの他にも、チラシやパンフレットの作成も行っています。しかもカタログの担当者は専任ではなく、通常の業務も兼任されており、まさに多忙を極めるという状況でした。

カタログ作成担当者が抱えていた悩み

このお客様は、「カタログを短期間で作ることはとても大変なことだが、絶対に手を抜くことが出来ない大切な業務」と考えていました。カタログによって売り上げが左右されることがわかっているからです。
カタログ作成の上で一番避けたいのは、カタログを作ることが目的となり、本来注力すべきことに意識が向けられないという状況ですが、お客様はこのことをよく理解されていました。

お客様のカタログ作成業務を省力化するために、お客様の業務やプロモーション全体の理解、カタログ制作フローにおける問題点や内的・外的要因の確認、ボトルネック(全体に影響を及ぼしている箇所)の特定などと進めていきます。

このケースでは、お客様があまりに多忙を極め、あらためて時間を設けることが難しかったため、従来のやり方で実際にカタログを作成業務を進めていただきながら、一つひとつ確認していきました。

次に、お客様が抱えていた悩みを見ていきましょう。

原稿作成での大きな負担

このように原稿を作ることに大変な時間と手間を要し、神経をすり減らしていました。

商品のコマ割り(台割)作成にかかる労力

商品を紙面のどこに配置するかを指定するコマ割りは、実際のレイアウト作業の原稿となるだけでなく、商品の配置によって売れ行きが左右することもある重要なものです。

社内または取引先との校正のやり取りが繁雑

カタログと商品マスタの整合をとる－手間とリスク

カタログを作成する過程で発生する、多くの商品情報の変更。
カタログ紙面はもちろん、限られた時間の中で、商品マスターも確実に変更していかなければなりません。

担当者は、他の業務と兼任－手が回らない

そして、カタログ制作に携わるスタッフは通常の業務と兼任することが多く、通常業務に加えて、カタログ制作に関わる業務(原稿作成・カタログの企画・コマ割り(台割)作成・校正・スケジュール管理・社内調整、商品マスタの作成など)を行うことになります。

その結果、どの業務にも神経が行き届かなくなったり、スケジュールの遅れが発生し、予定していた納期に間に合わなくなることもあります。

カタログ作成の課題を解決した、具体的な方法

このような多大な手間とリスクの下で行うカタログ作成業務の改善に向けて、次の3つの側面からアプローチしました。

具体的には次のような方法です。

①WEB原稿入力・管理システムの導入

事務所に戻らないと入力ができない、商品マスタや原稿入力用などたくさんのエクセルファイルを開かないといけない、ファイルを更新するたびに印刷会社に渡さなくてはならない、
このような不便さを解消するために、原稿入力・管理用のWEBシステムをご提供しました。

②WEBコマ割り(台割)作成・管理システムの導入

コマ割り（台割）作成においても、WEBシステムでカタログ紙面のどこにどの商品を配置するかを指定できる仕組みをご提供しました。

③オンライン校正を活用

社内の関係部署や取引先のメーカー等への確認業務で、大量に発生するメールの送受信を、WEB上で校正紙を確認し、修正指示を書き込める仕組みを導入し、校正関連業務の効率化を図りました。

複数人が共通の校正画面に修正指示を記入するため、修正指示の書かれたメールを一つひとつチェックし、校正紙にまとめる業務が不要となります。また、異なる担当者が同一商品に違う修正指示を行うなどの面倒な事態も避けられるようになります。

④カタログ校了(最終)データの二次利用

カタログに修正を加えた最終的な印刷データをもとに、社内システム用の商品マスタやECサイト用のデータをご提供し、カタログ以外の媒体でもできるようにしました。
また、このデータを使用し縮小版カタログも作成したため、二重作業やミス発生のリスクを減らすことにつながりました。

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このようにWEBを使用したシステムを用いることで、繁雑な作業がスムーズに行え、またカタログ作成の流れもわかりやすくシンプルになります。

その結果、余計なことや無駄なことに意識や時間が割かれなくなり、結果的に、今までカタログ作成に費やしていた時間の一部や意識を、プロモーション戦略策定や、別の業務にあてることができるようになります。
また、カタログ作成がWEBを中心としてシステム化されることで、業務が標準化され、属人的な部分を減らすことができます。

そして、原稿の情報やコマ割り(台割)の情報、そして校正をWEBで行うことで、常に最新の状態で作業や確認ができ、間違いが起こりにくい環境でカタログ作成業務を進めることができます。

さらには、二度手間や手戻りが減り、スムーズにカタログ作成が進行することで、スケジュールの短縮も期待できます。

なお、今回のお客様は以前、カタログ作成時期には毎日の残業や休日出勤が当たり前の状況で、カタログの企画や掲載商品など熟考することもままならない状況でした。
しかし今では、精力的なプロモーションに向けて時間を使えるようになってきたとのことです。

よくある質問｜カタログ作成効率化

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